CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS MATERIALES

La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se lleven a cabo, por lo tanto un buen contador requiere de un sistema de control eficaz, porque sin éste las actividades de la empresa quedarían al azar, en este sentido el control implica la medición de los acontecimientos de acuerdo a las normas establecidas por la organización y la corrección de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado.

Como se estudió en la unidad número uno, en todo proceso productivo o prestación de servicio, se conjugan tres elementos para obtener los productos a ser vendidos o para prestar el servicio, estos elementos son materiales directos, mano de obra directa y costes indirectos de fabricación. Como elementos indispensables en la elaboración del producto o prestación del servicio se hace necesario que los participantes adquieran los conocimientos teórico-prácticos acerca del control de cada uno de ellos, debido a que es imprescindible el dominio de la terminología usual en el área de costes para que puedan analizar, entender y aplicar, según proceda, cada uno de los mecanismos de control y permitan poner en funcionamiento los sistemas de acumulación de costes con miras a lograr un proceso productivo eficiente.

El desarrollo de la presente unidad contiene los procedimientos administrativos contables del control de los materiales, por las actividades recurrentes o rutinarias como son la compra, uso, almacenamiento y entrega, y las actividades eventuales que también ameritan control como es el caso de las devoluciones internas y externas.

Al finalizar la presente unidad, el estudiante debe ser capaz de:

Explicar correctamente el proceso de control administrativo y contable de los materiales como elemento del coste de producción.

• –  Explicar la importancia del control de los materiales como elemento del coste.
• –  Identificar los diferentes departamentos y actividades involucrados en el control de los materiales.
• –  Reconocer los diferentes formatos que se utilizan en las diversas actividades relacionadas con los materiales.
• –  Realizar el registro contable de las principales actividades relacionadas con los materiales.En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el coste de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costes mostradas.La acumulación de costes de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los contadores de costes. Durante el proceso, deben decidir cómo tratar los costes por las actividades rutinarias referidas a la adquisición y manipulación de materiales, en cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepción de éstos. Los modelos para el control de los materiales desempeñan un papel importante, la planificación de las adquisiciones, programación y distribución de los materiales garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin técnicas de planificación y control, existiría una gran ineficacia, dado que el inventario podría aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia.

SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES

En un negocio de manufactura, la actividad más importante del ciclo de producción, es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito. El ciclo de producción de una empresa incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos métodos o sistemas sofisticados de costes para valuar los recursos que se colocan en producción, para ello utilizan funciones de control y administración de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las operaciones.

Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de control interno, entre los cuales se mencionan los controles de: autorización, procesamiento y clasificación, verificación, evaluación y salvaguarda física.

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se estén cumpliendo políticas adecuadas establecidas por la administración, se podrían mencionar los niveles de inventario a mantener, métodos de valuación de inventarios, los ajustes de inventarios.

Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el correcto reconocimiento, reprocesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas, como ejemplos se puede mencionar: calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de materiales, clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso.

Los objetivos de verificación señalan los controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como la integridad de los sistemas de procesamiento, en este sentido se puede mencionar chequeo periódico de los saldos de inventario de materiales para su comparación con las cuentas mayores auxiliares de materiales.

Los objetivos de salvaguarda física hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y procedimientos, esto se logra permitiendo el acceso a los almacenes únicamente a las personas autorizadas, de igual forma el acceso a los registros y comprobantes.

Nutricion enteral y parenteral

De acuerdo a lo expuesto, el objetivo prioritario de esta unidad es presentar y exponer aquellos medios y sistemas existentes, desde una perspectiva organizativa y contable, que permitan la obtención y determinación del coste del material, es importante resaltar que los controles e informes a desarrollar pueden variar atendiendo a las características y peculiaridades de las empresas. Entre los procedimientos administrativos se hace referencia a los formularios, flujo de información y puntos de control, entre otros; en cuanto a los procedimientos contables se utilizan cuentas mayores y cuentas auxiliares, libros diarios y libros mayores y registros contables.

La utilización de medios y soportes documentales constituyen las vías que un contador de costes debe emplear si pretende llegar a controlar el componente directo del coste del material.

CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES.

En una empresa manufacturera, la inversión en materia prima o materiales representa una porción considerable de todos los costes de producción. Es necesario, por lo tanto, que el material sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra mermas por daños, robos u obsolescencia.

El control de los materiales se establece mediante la organización funcional y la asignación de responsabilidades, a través del uso de formularios impresos, registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los productos terminados ingresan en el almacén respectivo, lo cual representa la etapa de compra de materiales. En este sentido, un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra, recepción, almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es en relación a la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos productivos y de servicios; de igual forma se detallarán los formularios o modelos impresos que establezcan responsabilidades, el empleo de registros y asientos que generen información oportuna y veraz sobre los costes para uso de la gerencia.

Departamentos que intervienen en el control de los materiales.

En el ciclo de control de los materiales, se deben desarrollar una serie de funciones en forma sistemática, lógica y secuencial para alcanzar el objetivo de la organización, estas funciones o actividades son las siguientes:

• –  Ingeniería, planeación y distribución de la producción.
• –  Compra de materiales.
• –  Recepción e inspección de materiales.
• –  Almacenamiento y entrega de materiales.
• –  Contabilización de las transacciones relacionadas con los materiales.A continuación, se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales.Ingeniería, planeación y distribución de la producciónEn las empresas que tienen gran volumen de producción o que sus procesos productivos son muy complejos existe un departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción, o en su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción son las siguientes:

• –  Diseñar el producto.
• –  Especificar los materiales a comprar.
• –  Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.
• –  Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos.

• –  Para realizar la compra de materiales se utilizan comúnmente dos formatos: la Requisición o Solicitud de Compra y la Orden de Compra.
• –  El departamento de compras tiene las siguientes funciones:
• –  Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.
• –  Solicitar cotizaciones de los proveedores.
• –  Elaborar y emitir la orden de compra.
• –  Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.